Contabilidad General para Windows.

Cómo realizar la transferencia de una base de datos desde un computador hacia una nueva PC, otro disco u otro directorio si el sistema que obra en su poder corresponde a versiones anteriores a la 1.20

Los procesos Copiar bases y Vincular bases brindan al Sistema la posibilidad de, transferir entre distintos computadores, las diferentes bases de datos correspondientes a empresas/ejercicios que se operan con el Sistema, como así también cambiar la ubicación original de las mismas a otro disco, directorio o computador.

Explicamos a continuación cada uno de los procesos:

• Copiar bases: Permite copiar la base de datos seleccionada al nuevo directorio destino que se indique.

• Vincular bases. Permite actualizar la nueva ubicación de la base de datos de la empresa/ejercicio como así también establecer el direccionamiento entre la base del Administrador General y la base de datos de la empresa/ejercicio.

Cómo tomar la información proveniente de otro computador:

Para clarificar la forma de llevar a cabo este procedimiento, suponemos que un Contador Público quien actualmente se encuentra operando el Sistema de Contabilidad General para Windows, desea analizar la información de uno de sus clientes, la que se encuentra ubicada físicamente en otro computador.

Para una mejor descripción de los pasos a realizar, diremos que la PC del Contador se identifica a lo largo de la explicación como PC CONTADOR y aquella que contiene la base de datos a analizar (es decir la del cliente) se identifica como PC CLIENTE.

Para resolver esta situación seguir los siguientes pasos:

Desde la PC CLIENTE (es decir el computador origen donde se encuentra la base de datos a transferir) copiar la base de datos de la empresa/ejercicio a un soporte magnético (diskette o disco zip).

Para ello:

• Ingresar al Administrador General.

Acceder a:

Si al momento de ingresar aún no se han definido Usuarios, indicar ADMIN como nombre de usuario y elegir ACEPTAR (dejando la contraseña en blanco).

Se presenta la siguiente pantalla:

• Seleccionar la solapa Procesos.

Ingresar a:

Una vez seleccionada la opción Copiar bases el Sistema solicita los siguientes datos:

• Sistema: Indicar el Sistema en cuestión. Para nuestro caso Contabilidad General

• Empresa: Seleccionar la empresa a la que pertenece la base de datos a copiar.

• Ejercicio:. Este dato se solicita únicamente si se indicó Contabilidad General en la opción Sistema.

• Ubicación actual. Este dato es informado automáticamente por el Sistema y corresponde al directorio en el que se encuentra la base de datos de la empresa que se desea copiar.

• Ubicación de destino. Corresponde al directorio donde se copiará el archivo. Seleccionando el botón se presenta la lista de posibles directorios para su elección y/o creación. También es posible indicar manualmente la unidad de disco y la ruta de acceso.

Completos los datos anteriores, hacer click sobre el botón ACEPTAR.

Por último, hacer click en el botón ACEPTAR para cerrar el módulo.

Importante:

De no haberse podido ejecutar los pasos anteriores, en virtud a que la base de datos que contiene la información de la empresa/ejercicio sea demasiada extensa para ser copiada a un diskette y de no contar con un dispositivo de zip drive o similar, se recomienda realizar la copia por medio de los utilitarios provistos por Windows.

En caso de desconocer la ubicación de las bases, el Sistema otorga la posibilidad de emitir un listado con los directorios donde se encuentran ubicadas las diferentes empresas/ejercicios. Para ello, seguir los siguientes pasos:

• Acceder a la opción Empresas del Administrador General.

• Hacer click con el botón derecho del mouse sobre cualquiera de las empresas que se presentan en pantalla.

• Luego hacer click sobre la opción Imprimir.

• Cumplidos los pasos anteriores se presenta en pantalla un listado con las diferentes empresas/ejercicios y el nombre de la ruta de directorios donde se encuentra la base de datos correspondiente.

En la PC CONTADOR (es decir el computador de destino donde se traslada la base de datos) tener en cuenta lo siguiente:

Antes de realizar la transferencia (por primera vez) de la base de datos desde PC CLIENTE hacia PC CONTADOR, es necesario que en el computador destino (PC CONTADOR) se defina la empresa, ejercicio, puesto de trabajo y se genere la estructura vacía de la base de datos.

Para ello:

• Acceder al Administrador General ingresando a:

Dar de alta la empresa, puesto de trabajo y ejercicio (si corresponde) con los mismos códigos que los utilizados en el computador de origen (PC CLIENTE)

Posteriormente, para crear la base, acceder al Administrador de Contabilidad General.

Ingresar para ello a:

Seleccionar la solapa Procesos e ingresar a la opción Creación de bases de datos de ejercicios.

Si desea obtener mas información respecto a los pasos a seguir para crear una nueva empresa/ ejercicio contable, acceda al documento "Cómo dar de alta una nueva empresa/ejercicio económico".

Generada la nueva empresa/ejercicio, seguir con los siguientes pasos:

• Copiar la base de datos traída desde PC CLIENTE al subdirectorio en el que se creó la base de datos vacía correspondiente a la empresa/ejercicio. Esta operación debe realizarse mediante los utilitarios provistos por Windows.

• Ingresar luego al Administrador General.

Acceder para ello a:

Luego, ingresar a:

• Sistema. Indicar el Sistema en cuestión.

• Empresa. Seleccionar la empresa a la que corresponda la base a vincular.

• Ejercicio. Este dato se solicita únicamente si se indicó Contabilidad General en la opción Sistema.

• Ubicación actual. Se despliega el nombre de directorio registrado en la lista de bases del Administrador General.

• Ubicación de destino. En este caso, como el objetivo es simplemente vincular las bases de datos, no hay necesidad de copiarlas a otro directorio. Por lo tanto, los directorios origen y destino deberán ser coincidentes.

Ingresados la totalidad de datos solicitados, hacer click sobre el botón ACEPTAR.

Por último, hacer click en ACEPTAR para cerrar el módulo.

Es preciso tener en cuenta que la base de datos del Administrador General contiene las tablas comunes a todas las empresas (índices, monedas, feriados, provincias, empresas, ubicación de las empresas, etc.), por lo que todos los datos que se hayan dado de alta en la máquina de origen también deben ingresarse en la PC de destino. Para ello acceder a la opción Tablas del Administrador General y completar las tablas correspondientes a los datos antes mencionados.