Contabilidad General

Cómo realizar la transferencia de datos al utilitario Microsoft Excel

Se detalla a continuación la secuencia de pasos a seguir:

A modo de ejemplo, supongamos tener el Sistema de Contabilidad General, que se encuentra instalado en el directorio C:\SB\CONTAB\SISTEMA.

El directorio de datos donde se almacena la información es C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJER1998

Emitiremos un Balance de saldos, que luego será importado al utilitario Microsoft Excel.

Para ello, ingresar al Sistema de Contabilidad General en su forma habitual.

Acceder a:

En pantalla se presentará lo siguiente:

Indicar en el ítem Dispositivo de Impresión la opción LOTUS.

A continuación el Sistema solicita el nombre del archivo con formato Lotus (con extensión PRN).

Para nuestro ejemplo, el nombre ingresado será BAL1998. El mismo será generado en el directorio de datos del Sistema (es decir C:\CONTAB\ARCHIVOS\EJER1998).

Abandonar el Sistema de Contabilidad General en su forma habitual.

Para transferir el listado a una planilla Excel seguir los siguientes pasos:

Importante:

Este documento ha sido diseñado para Microsoft Excel versión Windows ’95.  

1. Acceder al utilitario Excel en su forma habitual.

2. Seleccionar la opción

Se presenta la siguiente pantalla:

De la misma seleccionar las opciones que se detallan a continuación y realizar las siguientes modificaciones:

• Tipo de archivo: Seleccionar la opción Archivos de textos (*.prn,*.txt)

• Buscar en: Seleccionar la unidad de disco, y nombre del directorio en el que se generó el archivo con formato Lotus. Para el ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJER1998.

Luego hacer doble clic sobre el nombre del archivo (para el ejemplo BAL1998).

Realizada tal selección, hacer doble clic sobre el botón Abrir.

3. Se presenta la ventana del Asistente para importación de texto, debiendo seguir los siguientes pasos:

  Importante:

En cualquiera de las ventanas que se presentan a continuación, Ud. podrá seleccionar las opciones: Cancelar, Atrás, Siguiente ó Terminar.

Seleccionar Seleccionar la opción De ancho fijo, puesto que los campos del archivo generado por nuestro Sistema se encuentran alineados en columnas con espacios entre sí.

Indicar además la fila desde donde se comenzará a importar el archivo.

Hacer clic sobre el botón Siguiente.

El utilitario Excel permite establecer el ancho de los campos (saltos de columna).

Indicar cada una de las columnas que conformará la planilla. Los símbolos comillas ( " ) deberán quedar contenidos en columnas independientes, a fin de ser eliminadas en un proceso posterior.

Para mayor información respecto a la forma en que se delimita cada columna, leer las instrucciones de pantalla.

Hacer clic sobre el botón Siguiente. 

En esta pantalla, el utilitario Excel permite seleccionar cada columna y establecer el tipo de datos que le corresponde.

Se recomienda indicar el ítem General como tipo de datos.

Hacer clic en el botón Terminar.

Por último, se presenta en pantalla el listado emitido por nuestro Sistema en formato Excel.

Eliminar aquellas columnas que contengan el símbolo comillas utilizado como caracter delimitador.

Sobre esta planilla se podrán efectuar las operaciones que ofrece el utilitario Excel tales como modificar, eliminar filas o columnas, imprimir, etc. 

Importante:

De ser necesario realizar operaciones matemáticas sobre los valores de las columnas, se deberán reemplazar los puntos por la coma decimal para permitir modificar cada celda a formato a numérico.

Para ello, marcar las columnas a modificar.

Acceder en la barra de menú, a:

Presentándose la siguiente pantalla:

En Buscar colocar el caracter especial ".", y en Reemplazar el caracter especial ",". Hacer click sobre el botón Reemplazar todas.

Por último, llevar a cabo las operaciones deseadas.