Contabilidad General

Cómo generar un nuevo directorio de trabajo correspondiente a una nueva empresa o ejercicio contable

En respuesta a su consulta indicamos la forma de proceder para la creación de un nuevo directorio de trabajo que contemple un nuevo Ejercicio Económico.

Se presentan 2 casos a saber:

• Caso 1: Ingreso de un nuevo directorio y copia de tablas asociadas (Plan de de Cuentas, Indices/Monedas, Asiento Predefinidos, Centros de Costos)

• Caso 2: Copia de tablas (Plan de Cuentas, Indices/Monedas, Asiento Predefinidos, Centros de Costos) sobre un directorio ya generado.

Caso 1: Ingreso de un nuevo directorio y copia de tablas asociadas (Plan de de Cuentas, Indices/Monedas, Asiento Predefinidos, Centros de Costos)

A modo de ejemplo supongamos estar trabajando con el Ejercicio Contable 1997. La información correspondiente a este período se encuentra almacenada en el directorio C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJERC97

Si se desea ingresar información de un nuevo período (por ejemplo Ejercicio Contable 1998), es necesario habilitar mediante el Sistema un nuevo directorio donde se realicen tales registraciones.

Seguir entonces los siguientes pasos:

• Seleccionar la opción Actualización del Drive de Archivos del Menú General e ingresar un nuevo directorio de trabajo. Para ello, ubicarse con el uso de la tecla ê al final de la lista de directorios. El Sistema solicita a continuación el nombre del directorio a crear (para nuestro ejemplo )

Confirmar su ingreso con la tecla <ENTER>. Si el nombre del directorio ya existe en su disco rígido, el mismo es incluído en la lista de trabajo, caso contrario, el Sistema presenta la siguiente pantalla:

Al Confirmar el ingreso del drive, este se incluye en la lista de trabajo.

Luego se propone realizar la copia de archivos desde otro directorio. Aparece en pantalla una ventana mostrando todos los directorios de archivos existentes. Seleccionar con la tecla ê el drive desde el cual se desea extraer información (según nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJERC97)

Tener en cuenta que, si no se desea realizar copia alguna, se debe seleccionar la opción No Copiar.

El Sistema refleja la lista de archivos que serán copiados al nuevo directorio de trabajo:

Finalizado el proceso, el Sistema ingresa en forma automática al punto Datos Fijos de la Empresa, a fin de solicitar se actualicen los parámetros correspondientes al nuevo Ejercicio Contable.

A partir de ese momento, ya se está en condiciones de realizar la registración de asientos correspondiente al nuevo período.

Caso 2: Copia de tablas (Plan de Cuentas, Indices/Monedas, Asiento Predefinidos, Centros de Costos) sobre un directorio ya generado.

En caso de haberse creado el directorio para el nuevo período, (ya sea por Sistema Operativo de Disco D.O.S. o por la opción Actualización del Drive de Archivos) y no se realizó la copia de tablas de un Ejercicio anterior, se deben seguir los pasos que se detallan a continuación:

• Ingresar al punto Actualización de Drive de Datos, y seleccionar el nombre de directorio correspondiente al período desde el cual se desean extraer la información (según nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJERC97)

• Acceder a la opción Copia de Archivos del Menú General. Ingresar al punto Copia de archivos.

• Aparece en pantalla un Menú de Selección donde se debe indicar el nombre del directorio destino al que se desean copiar las archivos (según nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJERC98). Seleccionar con tecla <BARR ESP> el directorio destino, y confirmar el proceso con la tecla <ENTER>.

• Luego se presenta en pantalla la lista de archivos a copiar:

• Indices

• Plan de Cuentas

• Asientos predefinidos

• Asientos (No debe ser seleccionado por tratarse de un nuevo período)

Seleccionar con tecla <BARR ESP> los archivos a copiar. Una vez marcados los mismos, el Sistema solicita el rango de los datos a copiar:

Confirmados los mismos, tales archivos se copiarán al directorio del nuevo período (según nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\EJERC98). 

Importante:

El Sistema valida que tanto el directorio de origen como el directorio destino deben tener el mismo formato de edición de cuentas. Esta definición se realiza en el punto Datos Fijos de la Empresa. De no ser así, el proceso de copia de archivos no se realiza emitiendo el siguiente mensaje.