Contabilidad General

Cómo consolidar movimientos registrados en diferentes directorios, en un único drive de trabajo

Mediante la ejecución de este proceso es posible centralizar la información ingresada en diferentes directorios a fin de consolidar en un nuevo y único directorio la totalidad de información.

Consideraciones iniciales

Se recomienda, en primer término, establecer la frecuencia con la cual se ha de realizar el pasaje de la información, según las necesidades de la Empresa, por ejemplo: diaria, semanal, mensual, etc.

Asimismo sugerimos que, una persona o Sector de la Empresa, sea el responsable de ejecutar el proceso de consolidación de la información.

Inicio de las operaciones

Crear, mediante el punto Actualización del Drive de Archivos, un directorio por cada punto de registración de asientos. Por ejemplo Sector de Personal, Tesorería, etc.

Crear un directorio, donde se centralizará toda la información registrada. El mismo será el directorio receptor de todos los archivos de asientos parciales los cuales se generan por cada uno de los directorios correspondientes a cada Sector de la Empresa. En nuestro ejemplo al directorio sobre el cual se centraliza la información lo llamaremos C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL.

A continuación presentamos la pantalla de selección según nuestro ejemplo:

• Todos los directorios de datos deben compartir las siguientes tablas:

• Indices

• Monedas

• Unidades

Si los directorios que representan cada sector no existían al momento de implementar este instructivo, entonces por cada directorio a crear se debe ingresar al punto Actualización de Datos Fijos y definir que no se utilizan índices/monedas/unidades propias.

Utiliza índices/monedas/unidades propios:  NO

Continuar luego con el punto siguiente. De igual manera para el caso en que tales directorios ya se encontraban creados y en el dato Utiliza índices/monedas/unidades propios se indicó NO.

En caso que tales directorios ya existían y se indicó SI en este dato Utiliza índices/monedas/unidades propios, las tablas de índices, monedas y unidades se deberán actualizar en el directorio definido para almacenar la información consolidada (para nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL) y luego transferirse al resto de los directorios mediante la opción Copia de Archivos, tal como se indica en el punto siguiente.

• Ingresar al punto Actualización de Drives de Datos y seleccionar el directorio definido para almacenar la información consolidada (según el ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL). Actualizar en él los archivos que se detallan a continuación:

• Indices

• Monedas

• Unidades

• Centros de Costos

• Plan de Cuentas

• Asientos Predefinidos

• Una vez ingresada la información al directorio de consolidación (para el ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL), la misma de ser copiada a los directorios definidos como puntos de registración mediante la opción Copia de Archivos del Menú General del Sistema.

Aparece en pantalla un Menú de Selección donde se debe indicar a qué directorios de datos se deberán copiar los archivos. Marcar todos los directorios que nos representen puntos de registración, con el propósito de contar con idéntica información en cada uno de ellos.

Luego se presenta una pantalla con el nombre de todos los archivos del Sistema, debiendo seleccionar los siguientes:

• Indices

• Monedas

• Unidades

• Centros de Costos

• Plan de Cuentas

• Asientos Predefinidos

Importante:

Para evitar inconvenientes respecto a la integridad de la información, es conveniente que los archivos que se mencionan a continuación, sólo se actualicen y/o modifiquen únicamente en el directorio definido para recepcionar la totalidad de los asientos (según ejemplo C:\SBCONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL).

Sólo en el caso en que en el punto Actualización de Datos Fijos de cada directorio que representa un punto de registración se haya indicado SI en el dato Utiliza índices/monedas/unidades propios, se debe repetir la copia de archivos a cada directorio finalizada la actualización y/o modificación del directorio consolidado (según el ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL).

Seguir para ello los pasos detallados anteriormente.

Registración

Cada Sector o punto de registración de la Empresa, deberá ingresar su lote de asientos, seleccionando previamente el directorio de archivos que le corresponde a cada uno de ellos. Ingresar para ello al punto Actualización del Drive de Archivos.

Realizar luego la registración de movimientos mediante el punto Actualización de Asientos correspondiente al Menú General.

Proceso de Recepción de Asientos

Cumplida la registración de asientos en cada uno de los directorios que nos representa cada punto de registración, se debe proceder a consolidar los asientos sobre el directorio que almacenará la totalidad de los mismos (según ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL).

• Antes de realizar el proceso de consolidación, se debe realizar una copia de seguridad de los archivos tanto de los directorios correspondientes a cada punto de registración, como así también del directorio consolidado en caso de existir información anterior.

• Ingresar luego a la opción Actualización del Drive de Archivos del Menú General y posicionarse en el directorio definido como lugar de consolidación. Para nuestro ejemplo C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL.

Para realizar la recepción de asientos de cada punto de registración, seguir los siguientes pasos:

• Identificar cuál es el último número de asiento ingresado, en el directorio de consolidación de los datos (C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\CENTRAL)

Tener en cuenta que en el proceso de recepción, los asientos son renumerados, es decir que pierden su número de asiento original, pero sí mantienen el orden en el que fueron ingresados, por lo tanto es conveniente tomar debida nota del número de asiento a partir del cual se incoporarán al archivo de asientos consolidados.

• Seleccionar la opción Copia de Archivos correspondiente al Menú General del Sistema.

Seleccionar luego el punto Ingreso de Archivos.

• En pantalla se muestra el drive de destino, según el ejemplo C:\CONTAB\CENTRAL.

Luego se solicita el drive de origen.

Seleccionar de la lista de directorios existentes, uno de los puntos de registración que generó el ingreso de los asientos a recepcionar.

• Se solicita tanto el rango de asientos como así tambien el rango de fechas de los movimientos a transferir. Ingresando <ENTER> en cada dato se transfiere todo el lote de asientos.

• El proceso verificará el estado de la información, y luego de solicitar su confirmación se procede a incorporar los asientos al directorio de archivos consolidado.

Finalizado el proceso de consolidación, seguir los siguientes pasos:

• Emitir un listado de asientos, mediante el punto Emisión de Listados del Menú General del Sistema.

• A fin de asegurar que los asientos se transfieran al directorio de archivos consolidados una sola vez, es conveniente depurar el archivo de asientos de cada punto de registración. Seguir para ello los siguientes pasos:

• Seleccionar para ello el punto Actualización de Drives de Archivos y posicionarse en el directorio de cada punto de registración.
   
  Ingresar luego a la opción Borrado de Archivos del punto Procesos Varios del Menú General del Sistema.

Para nuestro ejemplo, esta operatoria deberá realizarse en los siguientes directorios de trabajo:

C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\COBROS

C:\SB\CONTAB\ARCHIVOS\PAGOS

Seleccionar el punto Asientos. Mediante esta opción se elimina el lote de asientos ingresados, los que ya han sido importados al directorio de consolidación. Digitar <ENTER> para confirmar el proceso y comenzar con la operatoria.