Sistema e-Flexware

Cómo trabajar con el módulo Multi-moneda.

Le informamos los pasos a seguir para trabajar con cuentas corrientes en varias monedas.

Importante:

Se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El Sistema permite registrar o emitir comprobantes en cualquier moneda.
• Los cobros/pagos deben registrarse en la misma moneda del comprobante que se cancela. Por ejemplo, no se podrá compensar un recibo ingresado en moneda pesos con una factura emitida en dólares o viceversa.
• Los medios de pagos que se utilizan para el cobro/pago pueden ingresarse en cualquier moneda, por ejemplo, se puede ingresar una caja en dólares o una caja en pesos, independientemente de la moneda del comprobante, pero tener en cuenta que deberán tener asociados una cuenta contable en la misma moneda.
• Cuando se realice un cobro o un pago, o bien se efectúe una compensación entre comprobantes, y haya variado la cotización de la moneda respecto a la cotización existente en el momento que se ingresó el comprobante que se está cancelando o aplicando, se generará un comprobante de ajuste a la cuenta corriente para reflejar la diferencia de cotización, los que se verán en la cuenta corriente sólo en la moneda que se indicó como local.

Para realizar la implementación, seguir los pasos indicados a continuación:

1. Definir las distintas monedas a utilizar.

   Para ello, acceder a las siguientes opciones:

Esta opción permite mantener una tabla con las cotizaciones de las diferentes monedas.

 

Nota:

Tener en cuenta que si la tabla de monedas de la base de datos de Contabilidad General no se comparte entre empresas (es decir, se tratan como tablas propias del ejercicio), los códigos de monedas y tipos de cambio deben coincidir en ambos Sistemas. En tal caso, la definición de monedas en el Sistema de Contabilidad, se realiza a través de las opciones Administrador de Contabilidad/ Tablas/ Monedas (opción no habilitada si se comparten entre empresas).
Si no coincidieran, acceder al Administrador de Contabilidad/ Procesos/ Procesos Varios/ Recodificación de Monedas.

2. Definir los comprobantes de ajuste a la cuenta corriente para reflejar la diferencia de cambio.
   Tener en cuenta que estos comprobantes no discriminan IVA, y se pueden registrar sólo en moneda local.

   Para ello acceder a las siguientes opciones:

Definir para los circuitos Ventas/Cobranzas y Compras/Pagos, dos tipos de comprobantes:
Uno de clase Ajuste de Créditos en Cuenta Corriente y el otro de clase Ajuste de Débitos en Cuenta Corriente.
Se deberán definir ambos en los dos circuitos.

La definición es similar a los tipos de comprobantes AJC y AJD provistos por el Sistema, pero se recomienda definir un tipo de comprobante distinto, para identificar los ajustes que fueron realizados automáticamente por diferencia de cambio.
Se deberá asociar talonarios a estos tipos de comprobantes. Por tratarse de comprobantes de ajuste por diferencia de cambio, no se les podrá asignar talonarios con numeración manual.

3. Asociar a los tipos de comprobantes de clase Recibo en el circuito Ventas/Cobranzas, y a los tipos de comprobantes de clase Orden de Pago en el circuito de Compras/Pagos, los comprobantes de ajuste por cotización definidos en el punto anterior.

   Al acceder a los comprobantes de clase Recibo u Orden de Pago, ingresando a la solapa OTROS DATOS, se solicitará que se indique los comprobantes para crédito y los comprobantes para débito, para reflejar la diferencia de cambio.

   De esta manera, el Sistema determina que tipo de ajuste deberá realizar cuando se ingrese un Recibo o una Orden de Pago, o bien una cancelación entre comprobantes, y haya variado la cotización respecto al comprobante que se está cancelando o aplicando.

4. Definir una Causa de Emisión que represente la diferencia de cambio, la que deberá seleccionarse cuando, al generarse los comprobantes de ajuste, el Sistema solicite la causa de emisión.
   A dicha causa de emisión, se le deberá asociar la cuenta contable que corresponda a diferencia de cambio.

   Para definir la Causa de Emisión se deberá acceder a las siguientes opciones:

Al registrarse un cobro o un pago, o bien al efectuarse una compensación entre comprobantes, y haya variado la cotización de la moneda respecto a la cotización existente en el momento que se ingresó el comprobante que se está cancelando o aplicando, se generará un comprobante de ajuste a la cuenta corriente para reflejar la diferencia de cambio. Se deberá informar la causa de emisión a la cual asociar el comprobante.

El Sistema determina el tipo de ajuste que deberá realizar, teniendo en cuenta que al acceder a los comprobantes de clase Recibo u Orden de Pago, ingresando a la solapa OTROS DATOS, se indicó los comprobantes para crédito y los comprobantes para débito, para reflejar la diferencia de cambio.

A continuación se detallan los distintos informes en Cuenta Corriente que pueden emitirse:

Al ingresar a las opciones:

Menú Principal
Ä	Cuentas a Cobrar
	Ä	Informes

 

Se podrán emitir los siguientes informes referentes a las cuentas corrientes deudoras:

• Estado de Cuentas Corrientes / Composición de Saldo.
• Resumen de Cuentas Corrientes.
• Saldos por Fecha de Vencimiento.
• Cancelación de Facturas.
• Aplicación de Recibos.

Al ingresar a las opciones:

Menú Principal
Ä	Cuentas a Pagar
	Ä	Informes

 

Se podrán emitir los siguientes informes referentes a las cuentas corrientes acreedoras:

• Estado de Cuentas Corrientes / Composición de Saldo.
• Resumen de Cuentas Corrientes.
• Saldos por Fecha de Vencimiento.
• Cancelación de Facturas.
• Aplicación de Ordenes de Pago.

Al solicitar cualquiera de dichos informes, se puede acceder a la solapa IMPORTES e indicar el tipo de informe que se desea emitir:

• Con importes expresados en moneda local, a fecha del comprobante: Se mantienen los valores históricos.
• Con importes expresados en moneda local, a fecha de cierre: Se solicita la fecha a la cual se desea realizar la conversión a moneda local, teniendo en cuenta las diferencias de cotización que pudieron haberse producido.
• Importes por moneda: Se solicitará que se indique la moneda para la cual se desea emitir el listado, y se incluirán sólo los comprobantes emitidos en dicha moneda.

Ejemplos:

A un cliente se le factura en pesos en algunas oportunidades y otras veces en dólares:

FC 1	$ 520,00
FC 2	U$S 100,00 equivalente a $ 110 (cotización 1,10)
FC 3	U$S 200,00 equivalente a $ 220 (cotización 1,10)

 

Si se consulta la cuenta corriente con importes expresados en moneda local, a fecha del comprobante (valor histórico), se verá:

	DEBE
FC 1	$ 520,00
FC 2	$ 110,00
FC 3	$ 220,00

 

De la misma manera se verá, si se consulta la cuenta corriente con importes expresados en moneda local a fecha de cierre, en caso de no haber variado la cotización a la fecha indicada al solicitar el listado.

Si se consulta la cuenta corriente, solicitando importes por moneda, se verá:

Se indica como moneda Pesos:

	DEBE
FC 1	$ 520,00

 

Se indica como moneda Dolares:

	DEBE
FC 2	U$S 100,00
FC 3	U$S 200,00

 

Se registra un cobro para la "FC 2". Para ello se emite un recibo por U$S 100, habiendo variado la cotización de 1,10 a 1,40.
El Sistema genera un ajuste por diferencia de cambio por $ 30.

Si se consulta la cuenta corriente con importes expresados en moneda local, a fecha del comprobante, se verá:

	DEBE	HABER
FC 1	$ 520,00
FC 2	$ 110,00
FC 3	$ 220,00
RC 1		$ 140,00
AJC 1	$ 30,00

 

Si se consulta la cuenta corriente con importes expresados en moneda local, a fecha de cierre, se verá:

	DEBE	HABER
FC 1	$ 520,00
FC 2	$ 140,00
FC 3	$ 280,00
RC 1		$ 140,00
AJC 1	$ 30,00

 

Si se consulta la cuenta corriente, solicitando importes por moneda, se verá:

Si se indica como moneda Pesos:

	DEBE
FC 1	$ 520,00
AJC 1	$ 30,00

 

Si se indica como moneda Dólares:

	DEBE	HABER
FC 2	U$S 100,00
FC 3	U$S 200,00
RC 1		U$S 100,00

 

Para la generación de asientos, se deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Imputaciones contables para Clientes y Proveedores:
  Se presenta una apertura por moneda, para poder asignarle a un mismo Cliente o Proveedor, distintas cuentas contables de acuerdo a la moneda en la que se registró el comprobante.
  El proceso de generación de asientos valida la existencia de la imputación contable del Cliente/Proveedor para la moneda en la que se emitió el comprobante. Por ejemplo, no se generarán asientos de comprobantes emitidos en moneda dólar, si no se asignó la cuenta contable al cliente para la moneda dólar. En tal caso, se emitirá un mensaje de error.
  Se valida también que una determinada apertura por moneda para un Cliente/Proveedor, se le haya asignado una cuenta contable con la misma moneda. Por ejemplo, la cuenta asociada a un Cliente para la moneda dólares, deberá tener como moneda asignada dólar.
• Imputaciones contables relacionadas a los medios de pago:
  Se validará que la moneda de las cuentas contables asociadas a medios de pagos, coincida con las monedas correspondientes a éstos. Por ejemplo, a una caja que tiene asociada la moneda dólares, se le asignará una cuenta contable que tenga como moneda dólares.
• Si la tabla de monedas de la base de datos de Contabilidad General no se comparte entre empresas (es decir, se tratan como tablas propias del ejercicio), los códigos de monedas y tipos de cambio deben coincidir en ambos Sistemas.
  De no coincidir y trabajar con Contabilidad bimonedaria, se respeta la cotización indicada en el Administrado General para las cuentas de deudores en moneda extrajera, la cuenta asignada a la causa de emisión ingresada al registrarse el ajuste.
• Los asientos que se generen a partir de comprobantes de ajuste por diferencia de cotización, tendrán como contrapartida de la cuenta de deudores en moneda extranjera, la cuenta asignada a la causa de emisión ingresada al registrarse el ajuste.
• La línea Premium de Contabilidad General posee la funcionalidad de permitir trabajar con contabilidad bimonetaria. Las empresas multinacionales deberán trabajar con esta funcionalidad, ya que presentan balances en pesos y en moneda extrajera.
  Las empresas nacionales, que presentan balances en pesos, pueden trabajar con la línea Classic de Contabilidad, ya que los asientos se graban en la moneda local, pero para las cuentas que corresponden a pases ingresados en moneda extrajera, se puede visualizar el importe en moneda extranjera y la cotización que se tomó para la conversión a la moneda local, ingresando a Contabilidad/ Consulta de Asientos. Se deberá acceder a "Ver asientos", seleccionar luego el botón MODIFICAR, y digitar F3 sobre el pase que corresponde a una cuenta en moneda extranjera, para que se despliegue la ventana de datos adicionales con la información indicada.
  Los pases de los comprobantes de ajuste por diferencia de cambio se graban sólo en moneda local.

Siguiendo con el ejemplo de los comprobantes mencionados anteriormente, se detalla a continuación los asientos que pueden generarse a partir de los mismos:

FC 1			Si se lleva Contabilidad bimonetaria
	En Pesos		En Dólares
	DEBE	HABER	DEBE	HABER
Deudores Varios	$ 520,00		U$S 472,73
A IVA		$ 19,10		U$S 82,05
A Ventas		$ 90,90		U$S 390,68

 

FC 2			Si se lleva Contabilidad bimonetaria
	En Pesos		En Dólares
	DEBE	HABER	DEBE	HABER
D. Varios en dólares	$ 110,00		U$S 100,00
A IVA		$ 19,10		U$S 17,36
A Ventas		$ 90,90		U$S 82,64

 

FC 3			Si se lleva Contabilidad bimonetaria
	En Pesos		En Dólares
	DEBE	HABER	DEBE	HABER
D. Varios en dólares	$ 220,00		U$S 200,00
A IVA		$ 38,18		U$S 34,71
A Ventas		$ 181,82		U$S 165,29

 

RC 1			Si se lleva Contabilidad bimonetaria
	En Pesos		En Dólares
	DEBE	HABER	DEBE	HABER
Cuenta/s de fondos	$ 140,00		U$S 100,00
D. Varios en dólares		$ 140,00		U$S 100,00

 

AJC 1			Si se lleva Contabilidad bimonetaria
	En Pesos		En Dólares
	DEBE	HABER	DEBE	HABER
D. Varios en dólares	$ 30,00		U$S 0,00
Cuenta ajuste dif. cambio		$ 30,00		U$S 0,00

 

De cualquier manera, y siguiendo el ejemplo, no en todos los casos se grabarán los pases en dólares, como se indicará a continuación.

Se detallan los casos que se pueden presentar al grabarse los pases de los asientos:

1. Se cuenta con la línea Classic de Contabilidad General, o bien con la línea Premium, habiendo parametrizado que no se trabaja con contabilidad bimonetaria, y el comprobante se ingresa en moneda local: Los pases se graban únicamente en la moneda local.
2. Se cuenta con la línea Classic de Contabilidad General, o bien con la línea Premium, habiendo parametrizado que no se trabaja con contabilidad bimonetaria, y el comprobante se ingresa en una moneda distinta a la local: Los pases se graban en la moneda local.
3. Se cuenta con la línea Premium de Contabilidad General, se parametriza que se trabaja con contabilidad bimonetaria, y el comprobante se ingresa en moneda local: Los pases se graban en moneda local y en la moneda extranjera de presentación.
4. Se cuenta con la línea Premium de Contabilidad General, se parametriza que se trabaja con contabilidad bimonetaria, y el comprobante se ingresa en una moneda distinta de la local, pero igual a la moneda extranjera de presentación: Los pases se graban en moneda local y en la moneda en la que se ingresó el comprobante.
5. Se cuenta con la línea Premium de Contabilidad General, se parametriza que se trabaja con contabilidad bimonetaria, y el comprobante se ingresa en una moneda distinta de la local, y diferente a la moneda extranjera de presentación: Los pase se graban en moneda local y en la moneda extranjera de presentación.

Importante:

También, para los casos b) y e), para las cuentas que se expresan en moneda extranjera, se puede visualizar el importe en esa moneda y la cotización, ingresando para ello a Contabilidad/ Consulta de Asientos. Se deberá acceder a "Ver Asiento", seleccionar luego MODIFICAR, y digitar F3 sobre la cuenta expresada en moneda extrajera, para que se despliegue la ventana de los datos adicionales con la información indicada.
Siguiendo el ejemplo, trabajando con la línea Classic, se podrá ver estos datos digitando F3 para la cuenta deudores en dólares de los asientos correspondientes de la FC 2, de la FC 3 y del RC 1 (no así en el AJC 1), y para la cuenta de fondos en el RC 1, y en el caso de la línea Premium, en los mismos comprobantes y en las mismas cuentas, si la moneda extranjera de presentación no es dólares.