Sistema e-Flexware

Cómo realizar facturación periódica.

Le informamos los pasos a seguir para realizar facturación periódica.

Esta facilidad permite facturar a cada Cliente los mismos Conceptos o Artículos todos los meses, o en forma recurrente por un período determinado.
Para operar de esta manera, en el Sistema se registra un Pedido que se facturará, por ejemplo, todos los meses. La facturación puede ser emitida a fin de mes, en lote, para todos los Clientes o para algunos.

Los pasos para instrumentarla son los siguientes:

1. Crear un Talonario de Nota de Pedido Periódica
2. Relacionarla con el Tipo de Comprobante "Nota de Pedido Periódica"
3. Registrar la Nota de Pedido Periódica
4. Definir un proceso por Lotes
5. Procesar el Lote

1. Talonario de Nota de Pedido Periódica

   Ingresar a:

Presionar el botón AGREGAR y definir un Talonario para el uso de las Nota de Pedido Periódicas.

En la solapa IMPRESIÓN indicar los datos de impresión del comprobante. Si no se desea imprimir la Nota de Pedido puede no definir impresora.

2. Relación Tipo de Comprobante - Talonario

   Ingresar a:

Relacione el Talonario dado de alta al comprobante del circuito de Ventas/Cobranzas: Nota de Pedido Periódica.
Para ello seleccionar dicho Tipo de Comprobante, presionar el botón MODIFICAR y desde la solapa TALONARIOS utilizando el botón ACTUALIZAR, realizar la selección del Talonario.

Nota:

En caso de no tener definido el Tipo de Comprobante de Nota de Pedido Periódica, dar de alta el mismo seleccionando el circuito de Ventas/Cobranzas y luego presionando el botón AGREGAR.
Definir el Tipo de Comprobante con los siguiente datos:

• Código: NPP
• Clase: Nota de Pedido Periódica
• Descripción: Nota de Pedido Periódica
• Destildar la opción de Letra Identificatoria.

Seleccionando en la grilla el Punto de Venta con el cual se realizará el ingreso de la Nota de Pedido, presionar el botón MODIFICAR e indicar en el campo Talonario, el Talonario de NP Periódica creado en el paso anterior. Como cantidad de copias puede indicarse 0 (cero) ya que este pedido no se imprime.

3. Registración de la Nota de Pedido Periódica

   Ingresar a:

Ingresar una Nota de Pedido por cada Cliente indicando como Comprobante a registrar el de NPP - Nota de Pedido Periódica.

Si se desea la confección de Contratos que cumplan con cierta periodicidad, se deberá dar de alta el mismo desde la opción MENÚ PRINCIPAL/ VENTAS/ PROCESOS AUTOMATICOS/ CONTRATOS, indicándole qué periodicidad mensual utilizará y la fecha "Hasta" de vigencia que cumplirá el mismo.
Éste contrato deberá ingresarse en la registración de la Nota de Pedido Periódica, en el campo CONTRATO que se encuentra en la solapa DATOS GENERALES/ GENERAL. De esta forma se vinculará la Nota de Pedido Periódica con un contrato que cumplirá cierta periodicidad.

Confirme el comprobante una vez ingresados los ítems que se facturarán presionando el botón CONFIRMAR.

4. Definición de Lote

   En este proceso se indicará que se realizará la generación de Facturas a partir de la Nota de Pedido Periódica en el procesamiento del Lote.

   Ingresar a:

Presionar el botón AGREGAR para definir un nuevo Lote.
Indicar en el mismo los Usuarios habilitados para la ejecución del Lote.

En la solapa PROCESOS indicar como Comprobantes Origen la Nota de Pedido Periódica, seleccionando en la grilla de la Clase correspondiente.
Como Comprobantes a Generar/Procesar indicar el Tipo de Comprobante correspondiente, en este caso Factura.

En la solapa FILTROS indicar los datos con los cuales se desea ordenar las facturas a emitir y con los cuales se desee que el Sistema pida los rangos que servirán de filtro al momento de ejecutar el Procesamiento por Lotes.
Por ejemplo, si se desea que al momento de emitir las facturas a través del procesamiento del Lote el Sistema le pregunte de qué Cliente quiere realizar dicha emisión, en ese caso se deberá marcar la casilla de Cliente.

En caso de haber registrado la Nota de Pedido Periódica asociada a un Contrato, es conveniente indicarle como Filtro del Lote el dato de PERIODICIDAD; ya que de esta forma, cuando se realice el procesamiento del mismo, se podrá indicar si se desea considerar o no las Notas de Pedido con Contrato asociado para ciertos meses en particular como periodicidad.

5. Procesamiento de Lotes

   Ingresar a:

Desde este punto se realizará la emisión de las Facturas a partir de la Nota de Pedido Periódica cada vez que se desee (por ejemplo, una vez al mes), automatizando de esta manera la emisión.
Para ello indicar la Definición para el armado de Lotes que se desea procesar (definido en el punto anterior) y marcar la casilla EMITE. En el campo Lote indicar la identificación del Lote a generar; por ejemplo, puede ser la fecha de facturación del Lote ENE2002.

En la solapa FILTROS seleccionar los rangos con los cuales desea filtrar la emisión. Se presentarán activas sólo las opciones definidas como Filtros en el punto anterior de Definición del Lote.

En caso de haber indicado como Filtro la periodicidad de las Notas de Pedido Periódicas por haber asociado un Contrato a los comprobantes, se podrá indicar si se considera para el procesamiento las Notas de Pedido Periódicas con o sin Contrato asociado, y en caso que lo considere, los Contratos de qué meses se desean incluir en el procesamiento.

Presionar el botón ACEPTAR para comenzar con el proceso de emisión de facturas correspondiente.

Nota:

Si no se selecciona la casilla EMITE, los comprobantes quedarán grabados sin emitirse en estado de Preparados. Luego, definiendo en el Lote correspondiente como se indica en el punto 4 de este instructivo, en la solapa de FILTROS, que uno de los rangos a pedir es el de LOTE; se podrá desde el Procesamiento de Lotes, en la solapa FILTROS, indicar el Lote que con anterioridad no fue emitido, y procesar la emisión cuando se desee.

 

Cada vez que se desee realizar la emisión de las facturas para las mismas Notas de Pedido Periódicas, se deberán seguir los pasos indicados en este punto.